Organiza la recepción de tu taller

Distingue la espera para hablar de la espera de una reparación

Una persona que llega al taller puede necesitar registrar su llegada, hacer una consulta o recoger un vehículo. Son tareas de recepción. La reparación puede continuar durante horas después de esa conversación. Usa el piloto de Claari para organizar a quienes esperan hablar con el personal, mientras tu sistema habitual conserva las órdenes de trabajo, los presupuestos, las autorizaciones y las facturas.

Prepara la recepción antes de las llegadas

Elige las tareas que quieres organizar. Separa las colas de entrada y recogida solo si el personal puede atenderlas por separado; crear más colas no añade asesores ni capacidad al taller. Pon a cada servicio un nombre que entiendan los clientes y decide quién llamará a la siguiente persona.

Configura la ubicación, los servicios y el acceso adecuado del personal. Obtén el QR en Locations y comprueba que un cliente puede abrirlo en su teléfono. Coloca el cartel donde deben esperar las personas e indica que pueden pedir ayuda si no pueden escanearlo. Haz una visita de prueba antes de usar la cola con clientes reales.

Mantén abiertas la agenda y la aplicación de órdenes de trabajo cuando las necesites. No hay una integración verificada que sincronice esos registros con un turno de Claari. Las citas se siguen comprobando en tu sistema habitual; apuntarse a la cola no crea una reserva del taller.

Convierte la llegada en una conversación

Recibe al cliente y confirma qué necesita en recepción. Puede apuntarse por QR sin aplicación ni cuenta, o el personal puede añadirlo con asistencia. Un turno privado permite seguir la visita en la cola. No es una página de seguimiento del vehículo ni una estimación de cuándo terminará la reparación.

Guarda los detalles sensibles del trabajo en el sistema destinado a ello. No pidas datos de pago, documentos de identidad, historial del vehículo ni autorizaciones de reparación solo para asignar un lugar en la cola. Usa el número de turno al llamar en la sala. Una pantalla con números de turno puede apoyar este proceso sin mostrar nombres ni correos de clientes.

Usa Call next cuando un asesor esté preparado para recibir a la persona. Durante la conversación, busca o crea la orden en el sistema del taller. Entrega el trabajo al técnico por ese sistema y sigue el proceso habitual para las llaves, la inspección, la autorización, los recambios y la entrega del vehículo. Actualiza la visita de la cola para reflejar esa atención. Marcarla como terminada significa que ha acabado la recepción; no significa que la reparación esté lista, que el vehículo sea seguro ni que la factura esté pagada.

El asesor registra en la orden la autorización y la próxima actualización prometida. El técnico anota los hallazgos y la finalización; quien gestiona los recambios comunica las faltas al asesor. El asesor informa al cliente por el canal habitual. Quien cobra confirma el pago y las comprobaciones de entrega antes de devolver las llaves. Claari no ejecuta ni verifica esos pasos. Una cola de recogida puede organizar la conversación final; las pruebas de entrega siguen en el sistema del taller.

Resuelve las excepciones y entrega los pendientes

Si el cliente no aparece cuando lo llamas, revisa la zona de espera antes de aplicar la práctica acordada para ausencias. Mantén la llamada presencial. El correo depende de la configuración y del resultado registrado del envío; no debe ser la única forma de localizar a alguien que está en el taller.

Si una página o el resultado de apuntarse no está claro, recepción comprueba la visita original antes de repetirla. Usa la lista manual acordada durante el fallo y concíliala después con las personas presentes; no se promete una sincronización automática sin conexión.

Cuando cambien los asesores, revisa las visitas pendientes y las órdenes que gestionan por separado. Entrega la referencia necesaria mediante el proceso interno habitual; no supongas que Claari la ha transferido automáticamente. Al cerrar, comprueba quién sigue esperando y explica a cada persona qué debe hacer después.

Siguiente paso: Empieza el piloto gratuito con una sola tarea de recepción. Usa la guía de operaciones diarias para asignar la apertura, el relevo y el cierre antes de ampliar el proceso. La consola del personal está en inglés.